Né dans les années 1950, le concept d’open space nous vient tout droit des États-Unis. Il se distingue par l’absence de cloison dans le bureau afin de permettre aux collaborateurs de travailler côte à côte et dans un esprit de convivialité. Il s’est largement popularisé en France grâce à ces multiples avantages, encore plus avec le boom des startups. Les coûts pour aménager le bureau sont moins élevés, les échanges et la communication sont plus faciles et vont aussi plus vite.
Agencer un open space revient à jongler avec la superficie disponible, organiser minutieusement les benchs et créer un environnement de travail idéal vis-à-vis des activités de l’entreprise. Ce type d’agencement pour professionnels n’est donc pas simplement une question d’esthétique, il s’agit de comprendre les besoins des utilisateurs pour que le lieu favorise la productivité et le bien-être. Il doit obéir à quelques règles.
Pour une gestion d’espace efficace, mesurez d’abord les dimensions de la pièce afin de savoir précisément quels espaces sont à votre disposition. Cette étape est la base pour bien répartir les pôles de travail, les espaces de rangement et l’espace repos et pour planifier au millimètre près le reste de l’agencement. Vous pourrez avoir besoin d’un professionnel comme un architecte d’intérieur, spécialisé en agencement professionnel pour ce faire.
Afin de faciliter les échanges entre les équipes, instaurer une ambiance de travail moins informelle et booster la productivité, répartissez les espaces de travail par pôles. Il vous faut trouver la bonne synergie entre les équipes si vous voulez qu’ils soient productifs et à leur aise. Du marquage au sol peut démarquer visuellement chaque zone. Mais la pose de cloison séparative amovible ou acoustique est aussi envisageable.
Même si on a envie de mettre tous les salariés à pied d’égalité, il est toujours préférable de séparer les postes de travail des dirigeants du reste dans l’open space, notamment pour des raisons de confidentialité. Placez ces bureaux un peu plus en retrait si la pièce le permet ou bien misez sur des cloisons isolées, transparentes pour garder l’œil sur ce qui passe autour ou opaques pour être à l’abri du regard en guise de séparation.
Dans un open space, il y a des flux de passages tout au long de la journée. Les salariés doivent pouvoir se déplacer librement sans gêner les autres. Laissez donc des couloirs et une certaine distance entre chaque pôle de travail pour une circulation fluide. Évitez les goulots d’étranglement où les gens se retrouvent coincés ou se croisent constamment. Un bon flux peut non seulement faciliter le mouvement, mais aussi contribuer à une meilleure énergie dans l’espace.
Le confort de chaque salarié est primordial pour son bien-être. Voilà pourquoi on vous conseille de bien considérer tous les paramètres. Les mobiliers de travail doivent non seulement s’adapter sur mesure à l’espace, mais aussi apporter du confort. Il faut aussi autant que possible positionner les postes de travail au plus près de la lumière naturelle. Les espaces de repos et le décor ne sont pas en reste.
Aménager un open space présente forcément quelques défis : comment conserver un sentiment d’ouverture tout en offrant à chacun son propre espace ? Comment favoriser la communication tout en respectant le besoin d’intimité ? Les réponses se trouvent dans une conception réfléchie et nous vous en donnons les clés sur la base des règles précédentes.
Un open space ne signifie pas que tout doit être mélangé de façon désordonnée. Pensez à segmenter l’espace selon les besoins. Des zones de travail calmes pour la concentration, des espaces collaboratifs pour les réunions informelles et des coins détente pour les pauses. Le zonage permet de créer des espaces distincts sans pour autant cloisonner.
La lumière naturelle est un atout précieux pour la santé et la concentration. C’est même une clé de vitalité, surtout dans un lieu de travail. Placez les espaces de travail de manière à maximiser la lumière naturelle. Si cela n’est pas possible, investissez dans un éclairage de qualité, doux et non agressif, qui imite la lumière naturelle.
Dans un open space, la flexibilité est reine. Si les meubles sur mesure sont évidemment les bienvenus pour optimiser l’ergonomie de l’espace, privilégiez les meubles modulables qui peuvent être facilement réarrangés selon les besoins. Des bureaux sur roulettes, des cloisons amovibles ou des sièges légers permettent d’adapter l’espace rapidement, comme dans un flex office.
Au-delà des espaces de travail traditionnels, envisagez de créer des zones où les employés peuvent se détendre, méditer ou simplement prendre une pause mentale. Ces zones peuvent inclure des canapés confortables, des hamacs ou même des zones de méditation. Elles offrent une échappatoire essentielle, surtout dans les journées intenses.
Même dans un open space, la nécessité d’intimité demeure. Si la superficie le permet, l’aménagement d’un petit espace privatif sera apprécié par les employés. Qu’il s’agisse de passer un coup de téléphone privé, de tenir une petite réunion ou de se concentrer sur une tâche délicate, prévoyez quelques cabines ou coins privés.
L’une des plus grandes préoccupations dans un open space est le bruit ambiant qui peut rapidement devenir une source de distraction et d’inconfort pour les employés. La mise en place de solutions pour réduire les bruits garantira un environnement de travail efficace et serein. Investissez dans des revêtements de sol acoustique, du mobilier acoustique, des panneaux et cloisons acoustiques…
Pensez à la technologie lorsque vous aménagez un open space. L’intégration de prises accessibles, de points de charge et de solutions sans fil simplifiera grandement le quotidien des salariés qui passent des heures au travail. Ils sont à la fois esthétiques et fonctionnels. De plus, des solutions telles que des écrans tactiles pour les réservations ou des systèmes de vidéoconférence peuvent optimiser l’utilisation de l’espace.
Si vous voulez une ambiance apaisante, intégrez les bonnes couleurs, des plantes vertes et de bons accessoires de déco dans votre espace. Les couleurs neutres et claires sont les plus conseillées dans un espace professionnel. Les plantes purifient l’air, réduisent le stress et apportent une touche esthétique. Quelques plantes bien placées peuvent totalement transformer l’ambiance d’un open space. Introduisez des œuvres d’art qui reflètent la culture de l’entreprise ou inspirent la créativité.
En mettant en œuvre ces conseils, vous ferez de votre open space un espace de travail productif et agréable pour tous !
