L’open space rime souvent avec flexibilité et gain de place dans les bureaux d’entreprises. Pas étonnant qu’il soit de plus en plus plébiscité dans les locaux professionnels. Le principe consiste à mettre plusieurs collaborateurs sur une même plateforme pour gagner de la place. Cette économie permet aussi d’anticiper la future croissance de l’entreprise, quand elle devra recruter, par exemple.
Comme c’est un espace ouvert aménagé en faveur de la communication, des échanges et des partages, il renforce aussi la convivialité et la cohésion au sein des équipes. C’est plus facile pour les collaborateurs de discuter et de communiquer entre eux. Il crée une synergie entre les équipes. Par contre, un open space pose des problèmes au niveau des bruits et de la confidentialité. Il faut donc aménager un open space en essayant par tous les moyens de remédier à ce problème. Ainsi, vos bureaux garantiront le confort et le bien-être de vos employés.
La norme AFNOR NF X 35-102 régit l’aménagement de bureau professionnel. Il faut à minima 10 m² par personne (rangements compris) pour que celui-ci soit réellement confortable. S’il y a beaucoup de bruit, elle recommande même une surface de 15 m² par personne. À défaut de suivre ses recommandations, vous devez essayer d’attribuer le plus d’espace possible à chacun de vos collaborateurs.
Aménagez votre open space sur plan. Cela vous permet de prévoir les pôles de travail selon les activités de votre entreprise, puis aussi de planifier les autres espaces indispensables. À l’instar des salles de réunion et les zones de retrait, de détente et de convivialité. Si la superficie vous permet d’aménager des cabines téléphoniques ou phones box, alors n’hésitez pas à les intégrer, surtout dans des calls center.
N’hésitez pas à solliciter un professionnel en architecture de bureaux open space pour faire un diagnostic des lieux, la planification et la transformation. Il pourra organiser et gérer l’espace afin d’optimiser les conditions de travail.
Les couleurs impactent directement la concentration. Les couleurs vives, fluorescentes ou trop sombres sont déconseillées dans un environnement de travail. Il se trouve qu’elles sont distrayantes et perturbantes. À la place, faites dominer les couleurs neutres et claires. On retrouve plus le blanc ou les tons pastel dans les open spaces, car ils favorisent la concentration. Ils adoucissent également l’ambiance.
Si les meubles carrés ou aux angles droits sont plus faciles à installer dans l’espace, il est toutefois conseillé d’opter pour du mobilier de bureau entrepris aux formes douces, qui donne une impression d’harmonie et facilite le dialogue. Par ailleurs, l’open space étant souvent un espace de passage, les angles arrondis évitent de se cogner lors d’un déplacement.
En open space, il faut économiser l’espace. Les rangements ne doivent surtout pas envahir les lieux. Il faut d’ailleurs bannir tout ce qui est meuble encombrant ou volumineux. Des systèmes de rangements s’intégrant aux murs, des rangements d’appoint, des petites armoires ou caissons fermés à clé en dessous des postes de travail… à vous de trouver la solution pour une gestion optimale de l’espace.
Un open space ergonomique et flexible requiert des meubles modulaires, qu’on peut facilement moduler selon les besoins de l’entreprise. Quand il faut un bureau provisoire ou un espace de réunion improvisée, par exemple, vous n’aurez qu’à les déplacer pour créer l’espace désiré. Ils doivent être mobiles, donc faciles à déplacer. Choisissez les caissons sur roulettes, les plateaux modulables…
Les bruits sont les principaux facteurs de déconcentration sur les lieux de travail. Vos salariés doivent redoubler d’efforts pour travailler à cause des conversations téléphoniques, des employés qui vont et viennent, des bruits des machines informatiques, etc. Il faut donc essayer d’étouffer toutes ces nuisances sonores avec les équipements adéquats. Exemple : des revêtements comme des moquettes ou des revêtements acoustiques, des cloisons acoustiques, des panneaux acoustiques à accrocher aux plafonds, etc. Il existe différentes solutions pour atténuer les bruits.
Certains ont du mal à travailler et à se concentrer quand il y a des nuisances sonores. La promiscuité peut aussi leur causer du stress et les distraire. Les regards et les contacts visuels peuvent vite devenir inconfortables et gênants pour les uns et les autres. Pour maintenir la productivité, il est primordial d’espacer les bureaux, voire les isoler pour leur donner un semblant d’intimité. L’installation de cloison à mi-hauteur est la solution la plus communément utilisée.
Bien souvent, vos collaborateurs ont besoin d’une petite pause au calme, loin des regards indiscrets. Qu’ils profitent de ces instants de retraits pour se détendre ou papoter en toute discrétion dans une zone dédiée. Vous pouvez, par exemple, aménager une surface de 4 m² avec des banquettes. Parfois, c’est exactement tout ce qu’il faut pour booster la motivation des membres de votre team.
Quand vous aménagerez un open space, pensez à l’ergonomie du bureau. Le salarié doit pouvoir mouvoir sans se cogner aux meubles ou aux cloisons. Prévoyez aussi les zones pour les flux de passage. Dégagez les zones autour des toilettes, des salles de réunions, des espaces d’échanges collectifs…
Dans tout espace de travail, il faut une bonne luminosité. Il faut savoir qu’elle contribue au bien-être des gens et améliore la concentration. Le mieux reste évidemment de tirer profit de la lumière naturelle pour éclairer les bureaux, sans qu’elle soit néfaste. S’il manque de la luminosité, n’hésitez pas à ajouter des lampes de bureau, des ampoules, des sources lumineuses d’appoint, etc. cependant, s’il y a trop de sources lumineuses, on a l’impression que l’espace n’a pas de relief. Aussi, lorsque la lumière du soleil se reflète sur les écrans, c’est mauvais pour le salarié. Il faut alors trouver le juste milieu.
On n’y pense pas systématiquement, mais ne négligez surtout pas la climatisation et le chauffage au sein de votre entreprise. Dans un open space, les températures peuvent grimper rapidement en été en l’absence d’une bonne climatisation. Pareil en hiver, les espaces ouverts demandent un système de chauffage performant. Ainsi, l’environnement de travail devient réellement agréable et confortable pour tous.
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